Få SharePoint til at leve op til de 3 vigtigste forudsætninger for et succesfuldt intranet
Selvom det står på første side af manualen at intranettet skal være relevant, engagerende og brugervenligt, så kniber det ofte med konkret at leve op til det. Men alle tre ting er afgørende for succes. Det behøver på ingen måde at være en uoverkommelig opgave, og det er umagen værd. I disse tider er vi endda mere end nogensinde afhængige af digitale platforme, der er skruet ordentligt sammen.
Relevans
Vi hører ofte at menuen i kantinen er intranettets mest populære funktion. Om end det selvfølgelig er relevant for de fleste, så bør man have større ambitioner end det. Personalehåndbogen er et andet eksempel på en funktion, der bestemt er relevant. Men måske ikke så meget i forhold til fremdrift og optimering af det professionelle arbejdsliv.
Intranettet bør være relevant for medarbejderen som et nyttigt værktøj til at udføre sit arbejde efter bedste praksis. Det er forskelligt fra branche til branche og job til job hvad det er. Men det handler typisk om at have styr på hvad der skal ske i hvilken rækkefølge og overblik over hvem og hvad man er afhængig af for at levere med rettidig omhu. DET er relevant! Vi gør det alle sammen i forvejen på alle mulige forskellige måder. Uanset om vi bruger applikationer, checklister eller gule sedler. De fleste af os ville ikke kunne bage en kage uden. Hvis man putter værktøjerne til det daglige arbejde ind i intranettet, så kan man som regel udføre sit arbejde bedre, smartere og mere effektivt. Og så har man sin relevans. Både for virksomheden og medarbejderne.
Inddragelse
Udover at det er motiverende at være en del af processen, så bliver tools også bedre hvis de løbende beriges af dem, der bruger dem. Optimalt skal vi bygge god praksis på en kombination af erfaringer og indsigt opnået undervejs, og samtidigt give plads til innovation og nytænkning.
Den grundlæggende ambition for intranettet er at være en platform samarbejde, og det er ikke nogen tilfældighed, at Microsoft forestiller sig at Microsoft Teams mere og mere vil blive den middleware, der binder det hele sammen.
Inddragelse og engagement sker ikke af sig selv bare fordi man har den rigtige software på plads, men det kan drive sig selv når først det er løbet i gang. Og det er i den grad indsatsen værd at aktivere virksomhedens kollektive talentmasse.
Brugervenlighed
Ja, ja – selvfølgelig tænker du måske. Men desværre er det overhovedet ikke en selvfølge. Især når det gælder intranettet. SharePoint skal kunne rigtig mange meget forskellige ting, og intranettet er ofte blevet til som en gryderet af mange kokke, der bare er startet i hvert sit hjørne. Microsoft er langt fra perfekte, men de kan trods alt ikke gøre for alt hvad man bruger deres software til at bygge. De klassiske dyder for brugervenlighed er ikke sat ud af kraft bare fordi man selv kan sætte siderne op.
Hvad kan man konkret gøre ved det?
Det er selvfølgelig individuelt hvad man har brug for. Man kan komme langt med SharePoint out-of-the-box. Men det er også værd at vide at mulighederne for at lave særlige tilpasninger til virksomhedens behov er blevet meget nemmere og billigere, fordi man let kan tilføje applikationer, og implementere dem som en del af sin SharePoint løsning. Tjek de konkrete eksempler sidst i denne post.
Hvad kan du selv gøre?
Når man har identificeret relevante arbejdsprocesser og en approach for inddragelse af medarbejderne, så er man godt i gang. De grundlæggende regler for brugervenlighed gælder selvfølgelig altid. Også når man bygger på standard elementer.
- Så enkelt som muligt.
Det bedste af alle råd er at holde intranettet så enkelt og overskueligt som muligt. Enkelt er ikke nødvendigvis lig med nemt, men man kommer langt med at begrænse sig og prioritere. Sørg for det vigtigste er let at finde og let at bruge. - Ensrettet design og funktionalitet
Det betyder rigtig meget for brugeroplevelsen at funktion og design følger samme regler på tværs af sitet. Der bør oprettes templates eller retningslinjer for at oprette nye sektioner og indhold. - Tænk i Teams
Teams er oplagt til projektbaseret samarbejde og baner naturligt vejen til at ”crowd source” værdien af SharePoint - God UX-praksis gælder også for intranettet
Det kræver indsigt og omtanke at bygge brugerflader. Også selvom de er bygget out-of-the-box. Husk at brugernes logik ikke altid er lig med afsenderens. Man kan komme langt med sund fornuft, men husk at lytte til brugerne. Den løbende anvendelse er den bedste af alle tests.
Hvis du har brug for hjælp?
CPH Cloud er altid klar til en uforpligtende snak. Vi holder os til the Microsoft way og hører IKKE til dem, der kommer og anbefaler dig at lægge et ”smart” lag oven på SharePoint. If it aint broken don’t fix it. Men vi kan også ”trylle” når der er brug for det
SharePoint webpart apps
Med SPFx – Microsoft SharePoint Framework kan man tilføje sine egne apps, der kan puttes ind direkte bland de andre SharePoint webparts. Det kan f.eks. være interaktive infographic eller funktionalitet, der ellers ikke ville være mulig med standard SharePoint.
Det samme gælder faktisk også hvis man har brug for at udvikle nye forretningsapplikationer. Så kan det være oplagt at overveje at bygge dem oven på SharePoint. Det er både nemmere, sikrere og billigere end andre løsninger, fordi man jo bygger på en løsning, der er hostet, styret og distribueret i forvejen. Microsoft har gjort det nemt at udvikle og tilføje præcis den funktionalitet og brugerflade man har brug for, og implementere den 100% integreret med SharePoint og Office 365. Det kan f.eks. være et dedikeret processtyringsværktøj, hvor man kan overskue opgavernes indbyrdes afhængighed, og finde relevante tools og call to action.
