5 gode grunde til at få intranettet op i gear

Det typiske intranet er ofte en schweizerkniv, der skal kunne mange ting. Men måske uden at gøre nogen af dem rigtig godt – og med risiko for at irritere brugerne, hvis schweizerkniven opleves som en overfyldt værktøjskasse. Det er synd, for intranettet bør være virksomhedens nervesystem og medarbejdernes bedste ven.

Det lønner sig at gøre intranettet enkelt og intuitivt at bruge. Hvad det angår er det ikke anderledes end for alle andre applikationer. Bortset fra at der er meget mere på spil, når hele virksomhedens DNA er på højkant.

Simpelt er ikke lig med nemt. Det stiller både krav til brugerfladen og løbende eksekvering at få succes med intranettet. Men det er umagen værd. Her er 5 gode grunde til hvorfor. De er hverken nye eller revolutionerende iagttagelser, men mere aktuelle end nogensinde – ikke mindst i lyset af Covid-19 og hjemmearbejde, der har gjort det endnu mere relevant at være rustet med god digital sammenhængskraft i virksomheden.

1. Knowledge management

Virksomheder af enhver størrelse har en enorm investering i “intellektuel kapital”, det vil sige erfaring, praksis og indsigt. Desværre lider mange virksomheder af “erhvervsmæssigt hukommelsestab.” Hvor deres kollektive viden er fanget i siloer eller medarbejderhoveder. Disse aktiver spildes, når de ikke gemmes, deles og genbruges, og de mistes permanent, når folk forlader virksomheden.

Intranettet bør fungere som et levende bibliotek og en institutionel hukommelse, der bevarer indsigt og innovationer. Det hjælper og guider medarbejdere til at arbejde efter bedste praksis og stå på skuldrene af opdyrket erfaring og ekspertise.

2. Alignment

Det er let at blive enige om, at alle bør ha’ næsen i samme retning og sigte efter fælles mål, men hvordan? Mange virksomheder har formuleret en vellydende mission uden egentlig at formidle konkrete håndtag, man kan gribe fat i for at leve op til visionerne.

Intranettet er det oplagte medie som ”fyrtårn” hvor man kan formidle konkrete indsatsområder, der skaber resultater, og fejre de, der driver dem. Belønningen er teams, der trækker i samme retning og yder bedre.

3. Engagement

Engagerede medarbejdere er en naturlig følge af en virksomhedskultur, hvor man er involveret, anerkendt og med til at finde de vise sten. Især hvis intranettet lader medarbejderne komme til orde, tage ejerskab og engagere sig fagligt med hinanden.
Som ved sociale media er det ofte drevet af nogle få aktive frontløbere, men involverer og inspirerer mange og bibringer en værdifuld kultur for feedback og anerkendelse internt i virksomheden.

4. Bindeled til bedre samarbejde

Dokumenthåndtering er den ældste og nogle gange også mest forældede funktion af et intranet.
Fragmenterede siloer og støvede dokumentmapper hører fortiden til. Moderne samarbejde er tværfunktionelt digitalt teamwork, hvor SharePoint, Teams, Office 365, Google Drive, Dropbox er på banen, og intranettet kan være bindeled og sikre et søgbart og organiseret miljø.

5. HR portal – altid ved hånden

Udover at udstyre medarbejderne være med et simpelt opslagsværk, der ikke er længere væk end mobiltelefonen, så kan intranettet bidrage med et holistisk miljø til onboarding og mentoring, hvor man kan få nyttig feedback og inspiration.

Man kan f.eks. ruste medarbejdere til selv at tage initiativ til at håndtere arbejdsmæssige udfordringer, inden det udvikler sig til konflikt eller modproduktive situationer.

Lettere sagt end gjort?

Så hvad er det helt konkret, man skal gøre for at etablere et intranet, der er simpelt og brugervenligt? Er det ikke lettere sagt end gjort? Det korte svar er ”jo”, men så svært behøver det heller ikke at være. Hvis man har et gammelt intranet og ikke lige er parat til at rive det hele fra hinanden, er der stadig muligheder fx for at rydde op og fokusere indsatsen på de vigtigste funktioner. Hvis man har den nyeste Sharepoint online, kan man en masse ting out-of-the-box, og man kan ovenikøbet meget let bygge applikationer til særlige formål. Her gælder det om at vælge sine kampe og prioritere ressourcerne, hvor de skaber mest værdi. Det må være stof til en artikel i sig selv.

Vi er altid med på en snak, og vi elsker at høre om udfordringer fra marken.

Du er selvfølgelig altid velkommen til at ringe til CPH Cloud for en uforpligtende snak om dit intranet. Vi er mangeårige eksperter i interne webløsninger og business portaler, der er essentielle for virksomheden på de indre linjer.

Jesper Lyngbye - Kommerciel direktør - 40 14 88 90 - jl@cphcloud.com

Jørgen Juul - UX Specialist EM - 20 73 09 50 - jj@cphcloud.com