5 gode råd til brugervenlighed på intranettet

Det er et ubestrideligt faktum, at alt fungerer dårligere, hvis man sjusker med brugerfladen. Uanset om man bygger en køkkenmaskine eller en IT-løsning. Dårlige brugerflader giver friktion og måske endda dårlig stemning. Det er aldrig et godt udgangspunkt for at arbejde effektivt. I bedste fald tager det længere tid at nå i mål og i værste fald lykkedes det ikke.

Lige så vigtigt som ved e-handel

Alle, der arbejder med salg ved, at man skal undgå friktion, og at brugervenligt design er direkte reflekteret på bundlinjen. Den samme logik gælder for virksomhedens intranet og de værktøjer, der skal guide medarbejdere til leve op til kvalitetsstyring og god praksis. Og hverken en e-shop eller en virksomhedsløsning kan sælge produkter som brugerne ikke ved de mangler.

Viden, værktøjer og vejledning skal formidles på rette tid og sted, og være tilgængelige der, hvor man har brug for det.

Vi har fundet os i dårlige brugerflader længe nok

I gamle dage accepterede man i højere grad at skulle bruge energi på at tilpasse sig et IT system og ikke omvendt. Men moderne brugere forventer brugerflader, der kan sammenlignes med det, man møder alle andre steder i dagligdagen på Trendsales eller Mobile Pay.

Alligevel underprioriteres brugervenligheden i de interne systemer og lader ofte meget tilbage at ønske.

Hvad er problemet?

Grundlæggende er virksomhedsapplikationer bygget af udviklingsteams med fokus på tekniske funktioner og ejet af interne it-afdelinger. UX er slet ikke en overvejelse og forretningskrav tilføres med ringe hensyntagen til slutbrugeren.

Applikationerne har måske endda udviklet sig over tid med tilbygninger og plugins, der gør dem mere omfattende og komplekse. Brugergrænsefladen bliver tilsvarende mere forvirrende, og brugerne mere frustrerede. Ofte er en virksomheden pot committed på grund af en stor investering, og brugere har ikke har andet valg end at bruge softwaren, selvom den fungerer dårligt. Det kan være svært at tage fat om nældens rod.

Hvad kan man gøre ved det?

Helt praktisk afhænger løsningen selvfølgelig af applikationen og den aktuelle situation. Løsningen kan variere fra simpel opdatering af intranettet, som man helt eller delvis kan udføre selv – og til at man måske bør starte forfra. Måske kan det gøres bedre, billigere og smartere, end man tror, og der kan være udveje, genveje og mirakelkure til det eksisterende intranet, som man måske ikke har tænkt på. Jeg nævner nogle eksempler til inspiration.

  • Behov for en UX-indsats gælder altså også internet
    Ligegyldigt hvad man gør, så kommer man ikke uden om at starte med at gennemtænke muligheder og målsætninger. Det kræver ikke nødvendigvis folk med modeskæg og designerbriller, der sætter post-it notes på tavlen. Det gælder først og fremmest om indsigt og sund fornuft, og den faglighed, der skal til at omsætte indsigten til gode brugerflader. Men faktisk handler det også om at begrænse sig. Det er som regel dyrere at få alle sine ønsker opfyldt og altid klogt at starte med det vigtigste. Måske er der potentielt 20% brugerflade, der udgør 80% værdi og funktioner, der godt kan nedprioriteres hvis de vigtigste funktioner spiller optimalt.

 

  • En standard Modern SharePoint løsning er den farbare vej for de fleste
    Mere end halvdelen af alle virksomheder benytter SharePoint som intranet, og mange flere har det faktisk som en del af Office365 og behøver nærmest bare at ”tænde for det” for at komme i gang. SharePoint er blevet meget smartere, end det var i gamle dage, og man kan komme meget langt ved egen kraft.
    Hvis det virker uoverkommeligt, så kan man jo starte med det vigtigste og inkludere resten i et tempo, man kan overkomme. Man er jo ikke tvunget til at nedlægge alle de gamle intranet sider. Hvis man har brug for hjælp, så kan man starte op med at lade et bureau hjælpe med at etablere et brugervenligt og veldesignet site og så selv overtage, når skinnerne er lagt. Men i min optik bør man ALDRIG lade sig tale ind i at lægge et brugerflade-lag oven på SharePoint, som man gjorde i gamle dage. Det er direkte modproduktivt at gøre sig afhængig af en brugerflade oven på brugerfladen.
sharepoint online mockup
  • Egne applikationer, kan være en del af SharePoint og Office 365
    Til gengæld kan det give rigtig god mening at bygge egne SharePoint apps, hvis man har brug for at etablere sin egen særlige funktionalitet. Man kan let implementere skræddersyede webparts, der kører som widgets mellem Microsofts standard web parts i SharePoint og vedligeholdes og opdateres på lige fod med standardkomponenterne. Det smarte ved det er, at man kan udnytte, at SharePoint i forvejen er hosted, governed og distributed, som man siger. Du integrerer i forvejen med alle brugerne og alle funktionerne i Microsoft Office, behøver ikke at etablere hosting da løsningen jo er den del af SharePoint. Det betyder, at du kan etablere ny funktionalitet med en langt mindre investering, end du måske ville forvente, og fyre en forældet u-brugervenlig løsning.

 

  • Vejledning, viden, og værktøj skal formidles på rette tid og sted
    Det handler om at guide medarbejdere til indhold, så man kan arbejde efter bedste praksis. Men man kan ikke forvente, at medarbejderne opsøger indhold, de ikke engang ved findes. Derfor kan man ikke bare gemme det i en folder og håbe på det bedste. Den simpleste metode er landing pages, som du selv kan lave. Man identificerer simpelthen de vigtigste processer og laver en side, der fungerer som toolbox med råd og vejledning og en masse quicklinks til relevante processer. Det lyder banalt, men det kan gøre en verden til forskel. Hvis man har budget til udvikling, så kan man bygge en applikation, der guider brugerne i en projektmatrix, der relaterer til virksomhedens aktiviteter fra start til slut af et projekt.

 

  • Små skridt, genveje eller værdiskabende hacks kan gøre stor forskel
    Hvis man ikke kan etablere den nye brugervenlige platform man ønsker sig, så kan det være meget bedre end ingenting at identificere nogle få vigtige funktioner som man kan forbedre. Hvis man kæmper med store og tunge systemer, som man ikke kan skifte ud af omkostningshensyn, kan man overveje hvor langt man kan komme med lidt alternativ tænkning og tekniske genveje, der tillader brugerne at se data på mobiltelefonen i det daglige og interagere med det bøvlede system sjældnere. I nogle tilfælde kan det give mening at sætte en robot op til at crawle sine egne løsninger og formidle data til en brugerflade, hvor man let og brugervenligt kan interagere med data i stedet for at slå dem op i mastersystemet.
    Der er med andre ord mange muligheder at forbedre den interne brugerflade i virksomheden for medarbejderne og bundlinjens skyld.

Hvis du har brug for hjælp?

CPH Cloud er altid klar til en uforpligtende snak. Vi holder os til the Microsoft way og hører IKKE til dem, der kommer og anbefaler dig at lægge et ”smart” lag oven på SharePoint. If it aint broken don’t fix it. Men vi kan også ”trylle” når der er brug for det

SharePoint webpart apps

Med SPFx – Microsoft SharePoint Framework kan man tilføje sine egne apps, der kan puttes ind direkte bland de andre SharePoint webparts. Det kan f.eks. være interaktive infographic eller funktionalitet, der ellers ikke ville være mulig med standard SharePoint.

Det samme gælder faktisk også hvis man har brug for at udvikle nye forretningsapplikationer. Så kan det være oplagt at overveje at bygge dem oven på SharePoint. Det er både nemmere, sikrere og billigere end andre løsninger, fordi man jo bygger på en løsning, der er hostet, styret og distribueret i forvejen. Microsoft har gjort det nemt at udvikle og tilføje præcis den funktionalitet og brugerflade man har brug for, og implementere den 100% integreret med SharePoint og Office 365. Det kan f.eks. være et dedikeret processtyringsværktøj, hvor man kan overskue opgavernes indbyrdes afhængighed, og finde relevante tools og call to action.

Klik her for at se et relevant eksempel på en knowledge management løsning bygget som SharePoint web part